Imagina el día en el que ves tu lista de tareas y el alma se te cae a los pies. ¡Es kilométrica! No tienes ganas, no sabes por dónde empezar o estás desconcentrado. Es tanto lo que tienes que hacer que no terminas de arrancar, los minutos pasan y tú empiezas a agobiarte. ¿Cómo empezar a hacer tareas cuando tu lista es tan grande?
Para esos días (y para otros) puedes utilizar una técnica o una estrategia que da resultados sorprendentes. Consiste en utilizar una lista alternativa o la «Lista B» de tareas. Y lo que vas a hacer con ella es engañar a tu mente, ponerte en marcha y empezar a hacer y terminar tareas. Justo lo que necesitas.
En ese momento tu mente no para decirte cosas como «mira todo lo que tienes que hacer», «no vas a poder con todo», «no te va a dar tiempo» y mensajes «positivos» de ese estilo. La sola visión de la lista hace que te veas incapaz. Pero es sólo un espejismo. Naturalmente que puedes con eso y con más. Sólo que con la llave en la mano todavía no has encontrado la cerradura.
La lista alternativa o Lista B de Tareas consiste en una versión muy reducida de la lista de (todas) las cosas que tienes que hacer hoy. Es una versión extra delgada más manejable, más asequible y menos intimidatoria. En la práctica actúa como un regate a tu mente, una forma de sacudirte el drama y de ponerte de una ***** vez con tus tareas.
¿Cómo trabajar con ella?
[PASO 1] Vuelve sobre la lista principal de tareas (vamos llamarla «Lista A») e identifica tres tareas (atención, sólo tres) que por su impacto e importancia debas hacer antes que las otras, en primer lugar. Bien, a continuación sácalas de ahí y anótalas en la Lista B.
[PASO 2] Aquí viene lo importante. A partir de ese momento, no tienes que hacer 15, 20 ó 30 cosas sino sólo esas tres tareas. Ése es tu trabajo hoy. Aquí y ahora ésas son tus únicas tareas. Así que debes borrar inmediatamente de tu mente todo lo demás… porque desde ese instante ¡no existe!
Y ahora que sólo tienes tres tareas por delante, ponte en marcha cuanto antes. Empieza sin perder tiempo por la primera pero en la convicción absoluta de que sólo tienes que hacer tres tareas. (Huelga decir que debes hacer esas tres tareas de una en una, nunca las tres a la vez :-)
[PASO 3] Cuando hayas completado las tres primeras tareas regresa a la Lista A, la lista original con el resto de tus tareas pendientes. Rescata otras tres tareas (en función de su prioridad, importancia…) y anótalas una vez más en la Lista B. A partir de ese instante lo único que tienes que hacer de verdad, tu misión, son esas tres nuevas tareas.
[PASO 4] Poco a poco, y ante tu propia sorpresa, te verás a ti mismo avanzando y terminando una lista que parecía inabarcable e inacabable. Aprovecha el tirón productivo. Vete sacando más tareas de la Lista A → Lista B pero siempre en bloques de sólo tres tareas. No te embales, no caigas en la tentación de añadir más. Tres es el número perfecto.
[PASO 5] Descansa. No olvides hacer descansos periódicos cada cierto tiempo. Eso garantiza tu atención primero y tu concentración después. Sin eso no hay tareas ni lista ni nada.
Beneficios para ti
La Lista B no sólo vale para los días en los que estás desconcentrado, desganado o cuando no sabes por dónde o cómo empezar. Es una medida eficaz cuando te enfrentas a toneladas de cosas por hacer aun cuando tienes ganas de hacerlas. En la práctica te proporciona multitud de beneficios productivos que se encadenan en una tacada, como si se tratara de una carambola…
- Empiezas a trabajar y echas a andar ya.
- Aumentas tu Concentración y capacidad de atención.
- Ganas más ritmo y agilidad de trabajo.
- Cierras antes las tareas y ves antes resultados.
- La satisfacción de ver resultados te anima a continuar.